仕入先の納期回答メールを読み、発注残を更新するAI
購買担当は、仕入先から届く納期回答のメールを読みながら、Excelの発注残に回答納期を書き写し、回答が来ていない相手に電話やメールで確認しています。このデモでは、AIが返信メールと注文請書から発注番号・品番・納品日・数量・単価を読み取り、発注残と突き合わせます。遅れ・要確認・未回答の判定は決めた規則で行い、催促が要る相手には1社1通の下書きを作ります。見本の会社・仕入先・メールは架空です。
よくあるご相談をもとに、自社で作った検証用の試作です。お客様に納品したシステムではありません。
- 会員登録やメールアドレスの入力はありません
- 見本の受信箱を選ぶだけで最後まで動きます。手元のメール（貼り付け・.eml・PDF、5通まで）を入れて試すこともできます。
- 入力した内容や話した音声は保存しません
新しいタブでデモの画面が開きます。最初に一度だけ、ロボットではないことを確かめるチェックがあります。1日10回まで触れます。
御社向けに作り直したい場合は このデモをもとに相談する →
納期回答の管理とは
納期回答の管理は、発注した品目について仕入先から届く納期の回答を集め、発注残の一覧に回答納期を記録し、生産や出荷に必要な日に間に合うかを確かめる購買の作業です。回答が来ていない相手への催促や、分納・単価の変更など発注と違う回答の確認も含みます。
業種ごとの使い方
納期回答の管理で、どの作業が置き換わるか
今、手作業で時間がかかっている作業の例です。
回答メールを読みながら発注残に書き写している
仕入先ごとに書き方の違うメールや注文請書から、発注番号と回答納期を探してExcelに入力しています。発注番号が書かれていないメールは、品名から発注を探しています。
生産に間に合わない発注に気づくのが遅れる
回答納期と必要日を1行ずつ見比べないと、遅れる部品や、分納の2回目だけが遅れる発注を見落とします。
催促や確認のメールを1通ずつ書いている
回答が来ていない相手、遅れる相手、単価が違う相手に、それぞれ文面を考えて送っています。
このデモの使い方
実際の画面で、4つの手順で操作します。
1
見本の受信箱か、手元のメールを入れる
架空の部品メーカーの購買課に届いた返信メール10通と、発注残30行が見本です。手元のメールは貼り付け・.eml・PDFで5通まで入れられ、発注残はテンプレートのCSVで入れられます。
2
メールを読み、発注と照合する
メールを読む、発注と照合する、必要日と比べる、催促先を決める、の順に進みます。AIが行うのはメールに書いてある内容の読み取りまでで、照合と判定は決めた規則で行います。
3
発注残の台帳を確かめる
遅れる・要確認・未回答・回答待ち・間に合うの順に並びます。行を選ぶと根拠のメールが出て、読み取った文に印が付きます。当てはめた発注は受信箱の画面で選び直せます。
4
催促の下書きと更新した発注残を出す
催促・確認のメールを1社1通で作ります。丁寧さを1回目・2回目・急ぎから選び、文面を直してコピーするか、メールソフトで下書きとして開ける.emlで保存します。更新した発注残はCSVで取り出せます。
手作業・既存のツールとの違い
同じ作業を、手作業と一般的なツールで行う場合と並べています。
| 作業 | 手作業 | 一般的なツール | このデモの仕組み |
|---|---|---|---|
| 回答の記録 | メールを読んでExcelに書き写す | 仕入先に専用の画面から回答を入れてもらう | 届いたメールのまま読み、発注番号・品名から発注に当てはめる |
| 遅れ・食い違いの発見 | 回答納期と必要日を1行ずつ見比べる | 回答納期を入れた後に条件で絞り込む | 遅れ・単価や数量の違い・相手からの質問を拾い、生産に響く順に並べる |
| 催促・確認の連絡 | 相手ごとに文面を考えて送る | 決まった文面を一斉に送る | 頼むことを1社1通にまとめ、丁寧さを選んで下書きにする |
御社専用に作り直す場合
このデモをもとに、御社の業務に合わせて作り直してご提供します。
| 作り直すところ | 発注残の項目、遅れ・要確認の判定条件、催促するまでの日数、催促メールの文面。御社の購買の流れに合わせます |
|---|---|
| つなげるデータの例 | 購買・生産管理システムの発注残、購買担当の共有メールボックス、Excelの発注管理表 |
| 仕入先ごとの決まり | 仕入先ごとのメールアドレス・別名・休業日を照合と判定に入れられます |
| データの扱い | 入力データを学習に使わない設定のAIサービスだけを使います |
よくある質問
このデモをそのまま使えますか？
デモは検証のために作った試作です。画面・項目・規則を御社の業務に合わせて作り直し、御社専用のシステムとしてご提供します。
発注番号が書かれていないメールも読めますか？
読めます。差出人から仕入先を決め、その仕入先の発注の中から品番・品名と数量が近いものを当てはめます。決まらないときは候補を出し、担当者が選びます。
催促メールは自動で送られますか？
送りません。デモで作るのは下書きまでです。文面を確かめてから、担当者がメールソフトで送ります。
デモに入れたメールは保存されますか？
保存しません。読み取った結果はブラウザのタブの中にだけ置き、タブを閉じると消えます。
更新日: 執筆: 福島 柊哉
このデモを御社専用に作る
「仕入先の納期回答メールを読み、発注残を更新するAI」をもとに、御社の業務に合わせて作り直します。フォームはデモの名前が入った状態で開くので、使いたい業務を書いて送ってください。
