FAX・PDFの注文書を受注データにするAI
卸やメーカーの受注担当は、FAXやPDFで届いた注文書を見ながら、品番と数量を販売管理ソフトに打ち込んでいます。このデモでは、注文書をAIが読み取り、架空の卸の商品マスタ・取引先マスタと照合して、取り込み用のCSVと出荷指示を作ります。手書きの数字が読み切れない行など、人が確かめる行だけを要確認として止めます。
よくあるご相談をもとに、自社で作った検証用の試作です。お客様に納品したシステムではありません。
- 会員登録やメールアドレスの入力はありません
- 見本の注文書を選ぶだけで最後まで動きます。手元のPDFや画像を入れて試すこともできます。
- 入力した内容や話した音声は保存しません
新しいタブでデモの画面が開きます。最初に一度だけ、ロボットではないことを確かめるチェックがあります。1日10回まで触れます。
御社向けに作り直したい場合は このデモをもとに相談する →
受注入力の自動化とは
受注入力の自動化は、FAX・PDF・メールで届いた注文の内容を読み取り、品番・数量・単価・納品日を販売管理ソフトに取り込める形にする仕組みです。注文書の書き方は取引先ごとに違うため、読み取った品名を商品マスタの品番に当てはめる処理と、読み違えたおそれのある行を人が確かめる手順を組み合わせます。
業種ごとの使い方
受注入力の自動化で、どの作業が置き換わるか
今、手作業で時間がかかっている作業の例です。
FAXの注文書を見ながら打ち込んでいる
取引先ごとに書式の違う注文書を見ながら、品番・数量・納品日を販売管理ソフトに入力しています。
略称や旧品名から品番を探している
「ﾄｲﾍﾟ」のような略称や、改廃前の品名で書かれた注文は、担当者が商品マスタを引いて品番を探しています。
手書きの数字や単位の読み違いに気づきにくい
7と1の書き分けや、ケースか本かの書き漏れは、入力した後の出荷で分かることがあります。
このデモの使い方
実際の画面で、4つの手順で操作します。
1
見本の注文書を選ぶ
PDF・FAX・手書きまじり・メール本文・表記ゆれの見本5件から1つ選びます。手元のPDFや画像を入れることもできます。
2
読み取りと照合の進み方を見る
ページを読む、項目を抜き出す、商品マスタと照合する、チェックする、の順に進みます。AIが行うのは書いてある内容の読み取りまでで、品番の当てはめ・単価の計算・要確認の判定は決めた規則で行います。
3
要確認の行だけを確かめる
左に原本、右に読み取った明細が並びます。要確認の行を選ぶと、原本の該当する箇所に枠が出ます。キーボードのJとKで要確認を移り、Enterで確定します。
4
取り込み用のCSVを出す
販売管理に取り込むCSVのプレビューと、倉庫向けの出荷指示が出ます。CSVはダウンロードできます。
手作業・既存のツールとの違い
同じ作業を、手作業と一般的なツールで行う場合と並べています。
| 作業 | 手作業 | 一般的なツール | このデモの仕組み |
|---|---|---|---|
| 書式の違う注文書 | 見ながら打ち込む | 帳票ごとに読み取る位置を設定する | 書式を決めずに項目を読み分ける |
| 略称・旧品名 | 担当者が商品マスタを引く | 書いてある文字をそのまま読む | 表記をそろえ、旧品名も見て品番の候補を点数で出す |
| 読み違いの確認 | 入力した後に見直す | 読み取った値を全件確かめる | 読みの確かさが低い行や、過去の注文と離れた数量だけを要確認にする |
御社専用に作り直す場合
このデモをもとに、御社の業務に合わせて作り直してご提供します。
| 作り直すところ | 注文書の受け取り方（FAX・メール・PDF）、商品マスタ・取引先マスタとの照合の規則、要確認の条件、出力するCSVの形式。御社の受注の流れに合わせます |
|---|---|
| つなげる先の例 | 販売管理ソフト、FAXのメール転送、共有フォルダ、スプレッドシートの商品マスタ |
| 取引先ごとの決まり | 掛け率・休業日・届け先など、取引先ごとの決まりを照合と要確認の判定に入れられます |
| データの扱い | 入力データを学習に使わない設定のAIサービスだけを使います |
よくある質問
このデモをそのまま使えますか？
デモは検証のために作った試作です。画面・項目・規則を御社の業務に合わせて作り直し、御社専用のシステムとしてご提供します。
今使っている販売管理ソフトに取り込めますか？
取り込み先のソフトの項目・文字コード・日付の形に合わせて出力を作ります。デモにある弥生販売・SMILE V・楽楽販売向けの列の並びは仮置きで、各社の仕様とは照合していません。
手書きの注文書も読めますか？
手書きまじりの注文書も読み取ります。手書きの数字は読み違えることがあるため、読みの確かさが低い行は要確認として止め、担当者が原本を見て決めます。
デモに入れたファイルは保存されますか？
保存しません。読み取った結果はブラウザのタブの中にだけ置き、タブを閉じると消えます。
更新日: 執筆: 福島 柊哉
このデモを御社専用に作る
「FAX・PDFの注文書を受注データにするAI」をもとに、御社の業務に合わせて作り直します。フォームはデモの名前が入った状態で開くので、使いたい業務を書いて送ってください。
